USK Sosialisaikan Pentingnya Retensi Arsip

29.11.2022 Humas

Universitas Syiah Kuala menggelar kegiatan sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif di lingkungan kampus ini. kegiatan tersebut dibuka oleh Rektor USK Prof. Dr. Ir. Marwan di Ruang VIP AAC Dayan Dawood. (Banda Aceh, 29 November 2022).

Rektor dalam sambutannya mengatakan, arsip merupakan bagian penting dalam perjalanan sebuah institusi. Informasi yang terdapat dalam naskah tersebut menjelaskan banyak hal. Meskipun demikian, seiring dengan waktu ada sebagian arsip yang sudah habis masanya atau kadarluarsa. Hal inilah yang menjadikan menumpuknya sejumlah arsip di setiap institusi termasuk USK.

Rektor menilai pentingnya pemahaman retensi arsip atau jangka waktu penyimpanan arsip yang wajib dilakukan terhadap suatu jernis arsip. Maka Rektor menyambut baik kegiatan  sosialisasi ini untuk memberikan pemahmana kepada pegawai USK terkait penataan arsip tersebut.

“Hal ini pulalah yang melatarbelakangi kita untuk mendirikan Pusat Arsip USK. Tujuannya, agar semua arsip kita lebih tertata,” ucap Rektor.

Selanjutnya, Kepala Pusat Arsip USK Drs. Mawardi, M. Hum menjelaskan, saat ini arsip USK jumlahnya sudah sangat banyak atau menumpuk. Padahal sebagian arsip tersebut sebenarnya dapat dimusnahkan atau tidak, dengan syarat sudah teridentifikasi jenis arsipnya dan masa retensinya.

Misalnya jenis arsip statis yaitu arsip yang memiliki nilai historisnya sehingga masih perlu disimpan. Lalu, untuk arsip yang tidak memiliki historis lagi maka jenis arsip tersebut dapat dimusnahkan.

Oleh sebab itu, melalui kegiatan ini Mawardi mengatakan, USK ingin mensosialisasikan tata cara mengidentifikasi jenis arsip tersebut dan hal lainnya terkait retensi arsip ini.

“Maka melalui kegiatan ini, kita ingin jelaskan hal-hal teknis terkait retensi arsip. Sebab sudah ada regulasi yang mengatur semua itu,” ucapnya.

Turut hadir dalam kegiatan ini Kepala Biro Umum dan Keuangan USK Kepala Biro Akademik dan Kepala Biro Perencanaan dan Hubungan kepada Masyarakat,  Kepala Lembaga Pengembangan Pendidikan, dan Penjaminan Mutu Prof. Dr. Adlim, M.Sc dan pejabat lainnya di lingkungan kampus ini.